Osallistujien tehtävät kokouksessa

Kokouksen osanottajilla on erilaisia tehtäviä. Osa tehtävistä kuuluu pelkästään kokouksen toimihenkilöille ja osa kaikille kokoukseen osallistuville.

Puheenjohtaja

• valmistelee kokouksen ja sen asiat yhdessä sihteerin kanssa
• johtaa kokouksen kokousteknisten sääntöjen mukaisesti
• sopii menettely- ja äänestystavoista kokouksen osallistujien kanssa ja valvoo niiden noudattamista
• jakaa puheenvuorot ja johtaa keskustelua tarkoituksenmukaisesti
• rakentaa viestintä- ja kokouskulttuuria (esim. rohkaisemalla ja kannustamalla keskusteluun)
• huolehtii, että kokous pysyy aikataulussa
• toimii kokouksen nimissä (mm. allekirjoitukset, toimeenpanotehtävien valvonta)

Sihteeri

• valmistelee kokouksen ja sen asiat puheenjohtajan kanssa
• laatii tarvittavat asiakirjat (esim. kokouskutsun ja esityslistan) ja toimittaa ne ajoissa jäsenille (ks. pdf-mallit kokouskutsusta ja esityslistasta)
• valmistelee kokouspaikan
• tekee tarkat muistiinpanot kokouksen kulusta, käytetyistä puheenvuoroista ja tehdyistä ehdotuksista
• laatii, tarkastuttaa ja arkistoi kokouspöytäkirjat (ks. pdf-mallit pöytäkirjasta: lyhyempi malli ja pidempi malli)
• hoitaa mahdollisen yhteydenpidon
• laatii tarvittavat tilastot ja tiedonannot
• vastaa tiedottamisesta

Osallistuja

• perehtyy esityslistalla esiteltäviin asioihin
• neuvottelee esimerkiksi taustaryhmien kanssa ennen kokousta
• valmistelee käsiteltävään asiaan ehdotuksen tai puheenvuoron ja sille pitävät perustelut
• hallitsee erilaisten kokouspuheenvuorojen käytön ja pyytää vuoroaan sovitusti (esim. kättä nostamalla)
• esittää puheenvuorossaan ymmärrettävän ehdotuksen tai kertoo mielipiteensä jo tehdystä ehdotuksesta
• ei tahallaan jarruta kokouksen etenemistä, vaan tukee yhteistyötä keskittymällä käsittelemään asioita tehokkaasti ja toimimaan tilanteen mukaisesti
• tuntee yleisen kokousmenettelyn
• vastaa omalta osaltaan päätösten toimeenpanosta ja noudattaa tehtyjä päätöksiä

Muita kokouksen osanottajien tehtäviä

• Asian esittelijä kertoo taustatietoja käsiteltävästä asiasta ja päättää esityksensä perusteltuun päätösehdotukseen.
• Pöytäkirjantarkastajat tarkastavat kokouksen jälkeen omien muistiinpanojensa perusteella, että sihteerin laatima pöytäkirja on kokouksen kulun mukainen.
• Ääntenlaskijat laskevat mahdollisen äänestyksen tai vaalin tuloksen ja laativat siitä tarvittaessa erillisen pöytäkirjan.